Privacyverklaring

Algemeen

Zon op Leiden Coöperatie U.A., gevestigd aan de Minervalaan 13, 2314 BT Leiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Vragen of opmerkingen: info@zonopleiden.nl

In het kort

Wij verwerken persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt of die wij baseren op je deelname aan onze activiteiten (zoals de opbrengst van je certificaten), en uitsluitend voor de doelen van de coöperatie zoals beschreven in de statuten.
De meeste persoonsgegevens staan in het programma Econobis van onze koepelcoöperatie Energie Samen. Wij gebruiken en beheren die zelf als leden- en projectadministratie. Daarnaast verwerkt Energie Samen de gegevens om deze in onze opdracht door te geven aan energieleveranciers voor de dienst Teruggave energiebelasting (alleen deelnemers zonnecentrale Sporthal Houtkwartier) en voor de dienst Margevergoedingen (alleen aan, en m.b.t. klanten van, Greenchoice, OM en Engie). Zon op Leiden heeft Verwerkersovereenkomsten met Energie Samen. Deze zijn bij ons op te vragen.
Er staan persoonsgegevens in LaPosta (voor verzending nieuwsbrieven/mailings).
Er staan persoonsgegevens in bestanden die Zon op Leiden zelf beheert en online bewaart m.b.v. de clouddienst PCloud op een Europese server. Het betreft een back-up ledenbestand, bestanden met persoonsgegevens van één persoon zoals nota’s bij overdracht van certificaten of correspondentie met opdrachtnemers, foto’s van bijeenkomsten, en enkele lijsten met een zeer beperkt aantal persoonsgegevens ten behoeve van specifieke toepassingen zoals een overzicht van overgedragen certificaten of een vergelijking van offertes.
Er staan persoonsgegevens in Outlook (alleen bepaalde met jou gewisselde mails).
Er staan persoonsgegevens in de online bankomgeving van onze bankrekening bij de Rabobank (alleen betalingen aan/van jou).
Wij delen, conform de SCE-subsidieregeling, de NAW-gegevens van de deelnemers aan projecten waarvoor wij met SCE-subsidie werken met RVO. Eenmalig aan het begin van een project en jaarlijks de wijzigingen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Van geïnteresseerden/leden/deelnemers:

Achternaam
Emailadres
Voornaam (optioneel)
Adres (nodig van deelnemers aan een zonnedak)
Telefoonnummer (optioneel)
Geboortedatum (optioneel)
IBAN-rekeningnummer en tenaamstelling (nodig van deelnemers)
Gegevens energieleverancier (bedrijfsnaam, klantnummer, sinds wanneer klant, Ean-code elektriciteitsaansluiting; nodig van deelnemers Houtkwartier, optioneel voor andere deelnemers ivm margevergoedingen)
Of je lid bent van Zon op Leiden.
Gegevens m.b.t. je deelname in een zonnedak (aantal certificaten, bijbehorende hoeveelheid stroomopwek, waarde, opbrengst)
Contactmomenten, m.n. mails.
Foto’s waar je op staat (optioneel, we vragen vooraf toestemming)

Gegevens van opdrachtnemers en professionele partijen waar wij mee samenwerken (correspondentie, contactgegevens).

Toegang tot persoonsgegevens

Econobis, Rabobank, back-up ledenbestand: secretaris en penningmeester.
Laposta, PCloud: kernteamleden, in beginsel slechts het gedeelte dat ze nodig hebben voor hun taak.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Zon op Leiden bewaart persoonsgegevens zo lang dat nodig is in het kader van het doel waarvoor de informatie wordt verwerkt, of zo lang er een geldige reden is om persoonsgegevens te bewaren. Bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Als je geen deelnemer (meer) bent en wilt dat we je gegevens verwijderen, dan doen wij dat, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk verplicht zijn een bepaalde tijd te bewaren (zoals nota’s).

Delen van persoonsgegevens met derden

Behalve de eerdergenoemde wijzen van het delen van je persoonsgegevens, zullen wij persoonsgegevens delen wanneer dit vereist is op grond van wetgeving die ons daartoe verplicht.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Zie hiervoor ons cookiebeleid.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht de gegevens die we van je verwerken in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, voor zover wij ze niet meer nodig hebben voor de activiteiten waar je expliciet of impliciet mee hebt ingestemd. Stuur een verzoek naar info@zonopleiden.nl. Bij twijfel kunnen wij je vragen om bewijs dat jij het bent die het verzoek doet.

Zon op Leiden wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging Privacyverklaring

Zon op Leiden behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring die voortvloeien uit een aanpassing van de manier van werken (zoals een ander softwareprogramma gaan gebruiken). Check daarom regelmatig deze Privacyverklaring voor het actuele privacybeleid van Zon op Leiden. Deze wijzigingen zullen niet betreffen het verstrekken van persoonsgegevens aan derden om andere redenen dan voor de werkzaamheden van Zon op Leiden zoals vastgelegd in de statuten.